GoProcess – Gestão de Documentos Processuais

O Papel do Papel

Empresas de todos os segmentos enfrentam no seu dia-a-dia o aumento do fluxo de informações e, consequentemente, a ampliação da geração de documentos impressos.

Reconhecimentos de firmas, localização de processos, guarda de comprovantes e contratos, entre outros, envolve uma quantidade excessiva de papel, que se multiplica quando interagimos com clientes, fornecedores, transportadores, etc..

Esse acúmulo de papel causa complicações quanto à guarda, manuseio e transporte dos documentos envolvidos em um devido processo, além de limitar a produtividade, podem causar perdas financeiras como, por exemplo, multas em razão do extravio de contas do Fisco.

Extrair informações do papel e armazenar em memória não é uma realidade nova, já é possível desde 1929 com a criação do primeiro OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) pelo austríaco Gustav Tauschek. Depois veio o scanner de Russell Kirsch em 1957 e, complementando, em 1972 tivemos a chegada do primeiro processador de texto com tela de exibição em vídeo por Wang, Vydec, Lexitron e Linolex.

POR QUE AINDA UTILIZAMOS O PAPEL PARA REGISTRO?



Características do Papel Físico

Existem vários motivos para que isso ocorra, entendemos que o principal se refere à confiabilidade que o material traz consigo.

Constantemente empresas precisam atestar a veracidade das informações e garantir que um contrato ou qualquer outro documento não tenha sido adulterado ou modificado após sua assinatura..

É aí que entram as características do papel físico e seus elementos de gravação que são tão importantes até os dias de hoje como detalhes da impressão, padrão de escrita, forma da assinatura, modelos de carimbos, selos e duplicatas. Essas características reunidas em um único documento o torna extremamente difícil de ser alterado, gerando a confiança das informações.

O maior exemplo que temos nessa área é o papel-moeda, utilizado para troca universal de mercadorias e serviços em todo o mundo. Feito em papel com fibras de algodão e madeira, resistente a banhos de mar e com diversos elementos antifraudes como é o caso da fórmula secreta da tinta magnética utilizada, tornam a reprodução praticamente impossível. Existem, é claro, falsificadores de papel-moeda, mas suas criações são facilmente identificadas.

Com essas informações podemos resumir como principais características para tamanha confiança no registro em papel físico o fato deles serem:

  • Imutáveis: Uma vez escrito, qualquer alteração deixará marcas
  • Assinados: Todos os documentos de uma negociação ou ação são assinados pelas partes mantendo a identificação de cada uma delas
  • Armazenados: Uma vez assinado cada parte e, em alguns casos, o terceiro de confiança guarda uma cópia
  • Fonte única de verdade: Todas as partes possuem a mesma cópia do documento não havendo informações distintas ou discordantes
  • Lembrados Se não todos, a grande parte dos eventos ocorridos no momento da assinatura são lembrados pelas partes envolvidas e respectivas testemunhas
  • Tangíveis: As pessoas acreditam naquilo que veem, poder tocar em algo traz o sentimento de confiança, de domínio da coisa

A Substituição do Papel

Muitas empresas têm focado esforços na eliminação do papel, ou na redução drástica de sua utilização, em alguns processos em busca de:

  • Melhor produtividade
  • Redução de custos
  • Economia de espaço
  • Facilidade de acesso e do compartilhamento de informações
  • Maior segurança das informações pessoais
  • Sustentabilidade ambiental

Com a digitalização, a certificação, a biometria e o armazenamento redundante de documentos, é possível garantir a integridade dos registros de documentos ao mesmo tempo que aumentamos a agilidade e confiança em todo o processo.

Como resultado temos a assinaturas de contratos em minutos e sem necessidade de reconhecimento de firmas, o armazenamento de forma ágil e com fácil acesso, os arquivos são localizados rapidamente e, além da redução do custo com papel, temos também a redução de tinta, toner, pastas, caixas, etc.

Esses custos, aliados ao da falta de produtividade dos funcionários, muitas vezes ignorados pela maioria das empresas, podem custar sua manutenção no mercado. No mundo moderno onde as informações estão a um “clique”, ter o controle instantâneo das informações e, ao mesmo tempo, pagar menos por isso, pode ser a diferença entre o fracasso e o sucesso de um negócio.

Todas essas ferramentas e tecnologias disponíveis, integradas ao Blockchain, pode trazem ainda mais segurança às encontradas no papel físico.

O que é GoProcess?

GoProcess é um barramento de gestão processual em Blockchain que garante a confiabilidade e auditoria em todo o fluxo da informação.

A solução tem como suas principais características:

  • Armazenamento redundante
  • Assinatura documental
  • Identificação das partes
  • Unicidade processual
  • Redução do papel

A entrada no GoProcess se dá através de documentos digitais ou digitalizados e são armazenados na nuvem com a devida replicação de dados. Todos os usuários possuem certificação digital para devida identificação, podendo ser utilizada a biometria como para a identificação do indivíduo.

A unicidade do documento é garantida pela rede e suas informações são compartilhadas para todos os participantes dessa rede de acordo com as permissões de cada um.

Os problemas que o GoProcess resolve

  • Duplicidade de documentos e processos
  • Distribuição de certidões e atestados
  • Identificação de pessoas de diversas entidades
  • Interoperabilidade entre os diversos sistemas legados
  • Auditabilidade dos processos

Como Funciona um registro de documentos no GoProcess

No Blockchain privado GoBProcess, cada documento é identificado por um token único, que contempla caraterísticas exclusivas do arquivo e suas assinaturas digitais. A rede GoProcess permite agrupar documentos em processos, e ainda identificar todos os responsáveis pelos ativos, pessoas físicas ou jurídicas. Toda organização participante de uma rede GoProcess, possui a mesma visualização dos ativos relativos aos documentos e processos, sem possibilidade de "dupla despesa".

Cada registro criado, alterado ou removido sincroniza com o Blockchain GoProcess para manter o barramento de dados necessário para realizar o controle de documentos atualizado.

Quais são as garantias de confiabilidade do GoProcess?

Os dados para controle de cada documento ficam disponibilizados em uma rede distribuída em Blockchain, tais como responsáveis pessoa física ou jurídica, certificados digitais e hashes de controle.

Uma instituição que queria queira verificar um documento basta ter acesso a qualquer nó da rede GoProcess e utilizar algum token para realizar comparação dos artefatos

Por exemplo, pode-se verificar os seguintes dados documentais:

  • Reponsáveis pessoa física ou juridica
  • Certificados digitais pessoa física ou jurídica
  • Nome ou extensões de arquivos

Ao consultar o Blockchain GoProcess será possível verificar se existem alguns cadastros com os dados acima.

O Blockchain irá retornar os documentos e processos cadastrados na rede.